东南大学Zhao同学
普林斯顿大学机械工程博士全奖
申请德国留学：如何给大学写邮件？
发布时间：2017年11月02日 来源：互联网
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现在正值德国留学申校季，自然免不了与德国高校沟通大大小小的申校事宜，出国之后在你的日常生活学习中，邮件也是一个非常重要的沟通手段。德国是一个极严谨，注重细节，懂礼貌的国家，在与德国高校邮件来往中，你应该注意些什么呢？
邮件书写注意事项以及格式
无论是关于哪一方面的邮件都会涉及到邮件的礼仪、注意事项和格式。德国是一个作风严谨讲求礼仪的国家，所以邮件的措辞要处处体现礼貌（höfflich schreiben）。
标明主题（Betreff）
没有主题的邮件通常会被忽略。邮件主题写得越简洁明了，邮件就会越快被受理。比如，
Betreff：
Fragen nach Anerkennung der Lehrveranstaltungen und deren Leistungsscheinen
Fragen nach Sprachkurs der Universität
Frage nach Bewerbungsunterlagen
Fragen nach Verlängerung der Zulassung
Fragen nach freiem Zimmer inden Studentenheimen
要注意称谓(Anrede)
无论是刚开始和学校的老师联系，还是建立联系后有了一定的熟知度，都要用人称代词Sie, Ihr-,Ihnen。
Sehr geehrte Damen und Herren,
Sehr geehrte Frau Dr. Müller,
Sehr geehrter Herr Professor Schulze,
邮件的结尾（Briefschlussbzw. Grußformeln）
邮件正文结束后，要写一两句感谢或者祝福的话。最常用的是：
Ich bedanke mich für Ihre Bemühung!
Vielen Dank im Voraus!
Nochmals herzlichen Dank!
Mit freundlichen Grüßen
Mit den besten Grüßen
Mit vielen Grüßen
使用情态动词（常用möchten,dürfen）
例如：
Dazu darf ich mitteilen, dass ich die zu nachreichende Unterlagen bzw. mein Abschlusszeugnis und eine Praktikumsbescheinigung bereits gestern abgeschickt habe.
例如：
Für Ihre nette Antworte möchte ich mich Ihnen ganz herzlich bedanken.
避免使用缩写（Abkürzungen vermeiden）
有一些常用的官方缩写词，如：bzw., z.B., ca.等等，在邮件中使用无妨，这里所指的避免缩写是在正文中那些涉及尊重和理解的词汇。比如，
Ihre Uni，最好写 Ihre Universität;
Ihre FH – Ihre Fachhochschule;
Prof. – Professor;
MfG – Mit freundlichen Grüßen;
bzgl. wiss.Unterlagen – bezügliche wissenschaftliche Unterlagen
表达方式丰富（Abwechslung des Ausdrucks）
写邮件的时候要注意措词丰富，与专业的论文写作不同的是，在一般的邮件往来中不需要刻意使用不同的句式、成语、谚语，只要注意词汇的丰富多变就可以。比如，
schwierig:schwer, kompliziert, problematisch, nicht leicht, nicht mühelos…
gut: schön,hervorragend, ausgezeichnet, beeindruckend…
danke: vielen Dank, herzlichen Dank, vielen Dank im Voraus, ich danke Ihnen, ich bedanke mich ganz herzlich…
使用括弧号简单解释某一个句子或者想表达的复杂内容（Klammern helfen, Sätze übersichtlich zu gestalten）
写邮件的时候要避免使用过长的句子，内容尽量简洁明了，也不要提过多的问题。一般来说，一封邮件最多提三到四个问题，问题太多，老师就会回复一封事先拟好的官方统一回复邮件，附上一个官网链接或PDF文件，让学生自己去阅读寻找答案。所以邮件不宜篇幅过长、内容过于复杂。如遇需要解释的内容，可以用括弧号来简单说明。比如，
Eine der Voraussetzungen für Studienbewerbung (§3 Ziffer 4 des Merkblattes)habe ich nicht verstanden. Könnten Sie mir bitte diese mal erklären?
强调的句子成分放在动词前（Betonung）
例如：
Ich habe die Studiengebühren bereits am 28. Juli 2015 überwiesen und Sie finden im Anhang eine Kopie des Überweisungsbelegs.
Besser wäre:
Am 28. Juli 2015 habe ich die Studiengebühren bereits überwiesen und im Anhang finden Sie eine Kopie des Überweisungsbelegs.
邮件书写注意事项以及格式
无论是关于哪一方面的邮件都会涉及到邮件的礼仪、注意事项和格式。德国是一个作风严谨讲求礼仪的国家，所以邮件的措辞要处处体现礼貌（höfflich schreiben）。
标明主题（Betreff）
没有主题的邮件通常会被忽略。邮件主题写得越简洁明了，邮件就会越快被受理。比如，
Betreff：
Fragen nach Anerkennung der Lehrveranstaltungen und deren Leistungsscheinen
Fragen nach Sprachkurs der Universität
Frage nach Bewerbungsunterlagen
Fragen nach Verlängerung der Zulassung
Fragen nach freiem Zimmer inden Studentenheimen
要注意称谓(Anrede)
无论是刚开始和学校的老师联系，还是建立联系后有了一定的熟知度，都要用人称代词Sie, Ihr-,Ihnen。
Sehr geehrte Damen und Herren,
Sehr geehrte Frau Dr. Müller,
Sehr geehrter Herr Professor Schulze,
邮件的结尾（Briefschlussbzw. Grußformeln）
邮件正文结束后，要写一两句感谢或者祝福的话。最常用的是：
Ich bedanke mich für Ihre Bemühung!
Vielen Dank im Voraus!
Nochmals herzlichen Dank!
Mit freundlichen Grüßen
Mit den besten Grüßen
Mit vielen Grüßen
使用情态动词（常用möchten,dürfen）
例如：
Dazu darf ich mitteilen, dass ich die zu nachreichende Unterlagen bzw. mein Abschlusszeugnis und eine Praktikumsbescheinigung bereits gestern abgeschickt habe.
例如：
Für Ihre nette Antworte möchte ich mich Ihnen ganz herzlich bedanken.
避免使用缩写（Abkürzungen vermeiden）
有一些常用的官方缩写词，如：bzw., z.B., ca.等等，在邮件中使用无妨，这里所指的避免缩写是在正文中那些涉及尊重和理解的词汇。比如，
Ihre Uni，最好写 Ihre Universität;
Ihre FH – Ihre Fachhochschule;
Prof. – Professor;
MfG – Mit freundlichen Grüßen;
bzgl. wiss.Unterlagen – bezügliche wissenschaftliche Unterlagen
表达方式丰富（Abwechslung des Ausdrucks）
写邮件的时候要注意措词丰富，与专业的论文写作不同的是，在一般的邮件往来中不需要刻意使用不同的句式、成语、谚语，只要注意词汇的丰富多变就可以。比如，
schwierig:schwer, kompliziert, problematisch, nicht leicht, nicht mühelos…
gut: schön,hervorragend, ausgezeichnet, beeindruckend…
danke: vielen Dank, herzlichen Dank, vielen Dank im Voraus, ich danke Ihnen, ich bedanke mich ganz herzlich…
使用括弧号简单解释某一个句子或者想表达的复杂内容（Klammern helfen, Sätze übersichtlich zu gestalten）
写邮件的时候要避免使用过长的句子，内容尽量简洁明了，也不要提过多的问题。一般来说，一封邮件最多提三到四个问题，问题太多，老师就会回复一封事先拟好的官方统一回复邮件，附上一个官网链接或PDF文件，让学生自己去阅读寻找答案。所以邮件不宜篇幅过长、内容过于复杂。如遇需要解释的内容，可以用括弧号来简单说明。比如，
Eine der Voraussetzungen für Studienbewerbung (§3 Ziffer 4 des Merkblattes)habe ich nicht verstanden. Könnten Sie mir bitte diese mal erklären?
强调的句子成分放在动词前（Betonung）
例如：
Ich habe die Studiengebühren bereits am 28. Juli 2015 überwiesen und Sie finden im Anhang eine Kopie des Überweisungsbelegs.
Besser wäre:
Am 28. Juli 2015 habe ich die Studiengebühren bereits überwiesen und im Anhang finden Sie eine Kopie des Überweisungsbelegs.
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