申请德国留学:如何给大学写邮件?

发布时间:2017年11月02日 来源:互联网
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现在正值德国留学申校季,自然免不了与德国高校沟通大大小小的申校事宜,出国之后在你的日常生活学习中,邮件也是一个非常重要的沟通手段。德国是一个极严谨,注重细节,懂礼貌的国家,在与德国高校邮件来往中,你应该注意些什么呢?

邮件书写注意事项以及格式

无论是关于哪一方面的邮件都会涉及到邮件的礼仪、注意事项和格式。德国是一个作风严谨讲求礼仪的国家,所以邮件的措辞要处处体现礼貌(höfflich schreiben)。

标明主题(Betreff)

没有主题的邮件通常会被忽略。邮件主题写得越简洁明了,邮件就会越快被受理。比如,

Betreff:

Fragen nach Anerkennung der Lehrveranstaltungen und deren Leistungsscheinen

Fragen nach Sprachkurs der Universität

Frage nach Bewerbungsunterlagen

Fragen nach Verlängerung der Zulassung

Fragen nach freiem Zimmer inden Studentenheimen

要注意称谓(Anrede)


无论是刚开始和学校的老师联系,还是建立联系后有了一定的熟知度,都要用人称代词Sie, Ihr-,Ihnen。

Sehr geehrte Damen und Herren,

Sehr geehrte Frau Dr. Müller,

Sehr geehrter Herr Professor Schulze,

邮件的结尾(Briefschlussbzw. Grußformeln)

邮件正文结束后,要写一两句感谢或者祝福的话。最常用的是:

Ich bedanke mich für Ihre Bemühung!

Vielen Dank im Voraus!

Nochmals herzlichen Dank!

Mit freundlichen Grüßen

Mit den besten Grüßen

Mit vielen Grüßen

使用情态动词(常用möchten,dürfen)


例如:

Dazu darf ich mitteilen, dass ich die zu nachreichende Unterlagen bzw. mein Abschlusszeugnis und eine Praktikumsbescheinigung bereits gestern abgeschickt habe.

例如:

Für Ihre nette Antworte möchte ich mich Ihnen ganz herzlich bedanken.

避免使用缩写(Abkürzungen vermeiden)


有一些常用的官方缩写词,如:bzw., z.B., ca.等等,在邮件中使用无妨,这里所指的避免缩写是在正文中那些涉及尊重和理解的词汇。比如,

Ihre Uni,最好写 Ihre Universität;

Ihre FH – Ihre Fachhochschule;

Prof. – Professor;

MfG – Mit freundlichen Grüßen;

bzgl. wiss.Unterlagen – bezügliche wissenschaftliche Unterlagen
 
表达方式丰富(Abwechslung des Ausdrucks)

写邮件的时候要注意措词丰富,与专业的论文写作不同的是,在一般的邮件往来中不需要刻意使用不同的句式、成语、谚语,只要注意词汇的丰富多变就可以。比如,

schwierig:schwer, kompliziert, problematisch, nicht leicht, nicht mühelos…

gut: schön,hervorragend, ausgezeichnet, beeindruckend…

danke: vielen Dank, herzlichen Dank, vielen Dank im Voraus, ich danke Ihnen, ich bedanke mich ganz herzlich…

使用括弧号简单解释某一个句子或者想表达的复杂内容(Klammern helfen, Sätze übersichtlich zu gestalten)

写邮件的时候要避免使用过长的句子,内容尽量简洁明了,也不要提过多的问题。一般来说,一封邮件最多提三到四个问题,问题太多,老师就会回复一封事先拟好的官方统一回复邮件,附上一个官网链接或PDF文件,让学生自己去阅读寻找答案。所以邮件不宜篇幅过长、内容过于复杂。如遇需要解释的内容,可以用括弧号来简单说明。比如,

Eine der Voraussetzungen für Studienbewerbung (§3 Ziffer 4 des Merkblattes)habe ich nicht verstanden. Könnten Sie mir bitte diese mal erklären?

强调的句子成分放在动词前(Betonung)

例如:

Ich habe die Studiengebühren bereits am  28. Juli 2015 überwiesen und Sie finden im Anhang eine Kopie des Überweisungsbelegs.

Besser wäre:

Am 28. Juli 2015 habe ich die Studiengebühren bereits überwiesen und im Anhang finden Sie eine Kopie des Überweisungsbelegs.
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